【仕事の仕組み化】労働時間を5分の1にする仕事の仕組みの作り方5STEP

今日は、仕組み化の話。

仕組み化出来るまでのロードマップと現在の働き方について語りたいと思います


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こちらの記事は2022年2月24日に掲載されたものを加筆修正した記事になります。

目次

はじめに

去年シエスタ制度を導入し始めてから、
私、頭の中の半分は、シエスタ時間に何するか考える事、
そしてもう半分は、
仕事や習慣化したい事の仕組み化したり、自動化したい欲で
回っている平和な思考回路なんですが、
今日はそんな私が、今ハマっている仕組み化をお話していきます。

 

シリーズはこちらからどうぞー

シエスタ記事の一覧はこちら

https://kirakiramamanokai.com/category/siesta/

 

 

2021年まで最初週70時間以上働くのが当たり前になっていた
一人社長・一人起業家の私が、
長時間労働のヤバさに気付いて最近では1日4・5時間しか働かないで
ほぼ午前だけで仕事が完了
するくらい労働時間を減らしてきました。

しかも、売り上げも2021年と同じくらいで安定しています◎

今日は一体どうやってその暮らしに至ったのか?
赤裸々に語っていきます。

 

長時間労働から超短時間労働に働き方改革をしたワケ

きっかけは2020年に通っていた大学院の研究の中で
テレワークの研究をしたのですが、テレワークは幸福度が上がるけど
長時間労働がデメリットです。って研究を見つけ、
長時間労働って結局どれくらいデメリットがあるの??って
調べてみたら、

詳細はこちら

労働時間が1日に12時間以上になると
幸福度が下がるためにうつが引き起こされたり、
脳血管疾患のリスクが高まり、過労死にも発展するといわれている。

私の場合、好きなことしか仕事にしてないし、

 

それまでは仕事も楽しいので
長時間労働でも全然いいじゃんて思っていたけど

仕事は好きだけど ウツも脳梗塞もイヤーーー

という事で、取り組み始めた働き方改革

はじめた当初は午前だけ働くのが快適だなんて思いもしなかった私ですが
今でも集中してうっかり1日6時間位働いちゃった時はすんごい達成感を感じるほどになりました

 

STEP1 強制的に休む時間を作り出す

長時間労働やばーい と思ったのはいいけど、
いままでの仕組みを変えるのってとっても大変。

私の場合、20歳くらいからはほとんど毎日13時間~17時間位は
働いちゃってたくらいワーカホリックだったし、

働いた分だけお金が入ってくるものだと思い込んでいたから、
休む事に罪悪感があった人なので、最初の目標である

週の労働時間をまずは、50時間にする事を達成するために
(最終目標は40時間だけどいきなりは難しいと思ったから)

最初に取り組んだのは、

シエスタを導入する事

詳しくはこちらの記事

ジブン働き方改革!長時間労働を脱却できたコスト0の1番カンタンな方法とは??

シエスタとはスペインで導入されている長いお昼休みの事

歯医者さんとか病院とかが
午前診療と夕方診療にしているのも
シエスタ制度なのかもしれない。

シエスタと聞いて昼寝を連想する人もいるけど
実は、長い昼休みの事。
もちろん寝なくてもいいし
ご飯を食べてパフォーマンスが落ちるから
その時間に働かないだけ。

実際に集中力や一日の生産性の向上にもなるそう。

という事で、
労働5時間×半休3日と、
他の日を8・5時間くらいの労働にする事。

そのために、
13時〜16時くらいまでお昼のんびりして

夕方と夜の仕事時間を4時間くらいにする。ってのをはじめてみました。

何故なら、その当時夜は接客や、オンラインの講座やセッションなど
夜働くのが当たり前になっていたし、

朝はモーニングに行くなどして働くのが当たり前になっちゃってたので
必然的に時間が取れそう&罪悪感が比較的少なく始められるのが
その時間帯だったから

強制的に休み時間を長くする事から私の働き方改革をスタートさせてみました。

 

STEP2成果があがるタスクの流れを全出しする

step1で休み時間を作った事で、必然的に仕事の時間が決まり、
てんやわんやになってきました。

それとともに、今まで時間気にせずに仕事していたのが
タイムリミットが生まれてきたので、
仕事の効率化をもっと考えるように◎

そこで始めた事は、仕事の効率化を考える事。

外注化できるところはないか?定型化できるところはないか?
そもそも不必要な作業はないのか?を見つけるために
今やっている仕事の中でも、いい成果を出しているものの工程を
全部出す事をやってみました

 

STEP3自分にしかできない仕事を見つける

step2で全出しするときにとっても大事にしたのは、

自分にしかできない仕事に注力する事

優先順位が大事◎って時間管理の講座で口をすっぱくして
語っていたのに、仕事のタスクを考えるときにはすっかり後回しになっていました。

詳しくはこちら

ジブン働き方改革!作業時間を半分にするたった一つの方法【シエスタ導入その4】

タスクを全出しして、自分にしかできない仕事の共通項を探していったところ

・考える事
・接客する事
・講座をすること
・ブログを書くこと
・自分と顧客の事業計画を考える事

という結果だったので、それ以外の仕事を手放していきます

STEP4人に任せる仕事か自分でやるべき仕事かの線引きを決める

タスク出しをするときにもう一つ気を付けたいのがこちら

人に頼む仕事の基準を決める事。

仕事の質をなるべく下げないために自分が入った方が良いタスクなのか
マニュアルがあれば人にもお願いできる仕事なのか見極める必要があります。

詳しくはこちら↓

人に任せる仕事・苦手でも自分でやるべき仕事の見極め方【長時間労働を抜け出す仕事術】

私の場合は、0から教えないといけない仕事や
独自ノウハウに関わる仕事、センスや感覚が成果に直結する仕事は
外注化・仕組み化は後回しにしています。

他にも仕組み化が必要な部分は山ほどあるので
そこが整ってからでもいいかなーと思っています。

STEP5外注化・定型化・簡略化するか考える

自分にしかできない仕事以外を手放すときに
タスク出しをして、人に頼むのか自分の仕事をマニュアル化したり簡略化するのか
基準を考えたうえで、次にやっていただきたいのがこちら

こちらのマトリックスにタスクを全部書き込む事

そう、7つの習慣でおなじみのこのマトリックスです。

この場合は、重要度と自分にしかできない仕事か、他の人でも出来る仕事か?の
2軸で考えます。
この表にタスクを書き込んだら、B項目にあたること=自分にしかできないし、
自分の強みを使って成果を上げられる場所になると思うので

B項目以外を外注化・簡略化・定型化していくタスクに決めます。

詳しくはこちら

フリーランス・起業家の為の働き方改革!労働時間を半分にするビジネスの仕組み作りで大事なたった一つの事

ちなみに、このマトリクスは定期的に見返して
仕組み化や自動化できるところを常にチェックするようにすると
どんどん仕組み化が捗ります◎

 

まとめ

今日は私の労働時間が約5分の1になるまでにやったことを元に

まだこの先に、フローを考えるという項目もあるのですが、
めちゃくちゃ長くなってしまうので今日はここまで

 

どうしても手放せない仕事が多い・・・という方は、
仕組みを考えた仕事に変えていく というのも選択肢の一つになってきます。

 

もしくは、仕事の仕組み化をするためにコンテンツから考え直したいって方は
こちらがおススメ

起業初心者が自分のオリジナルコンテンツを作るために出来る7つのSTEP

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