週休3日・1日4時間でも仕事が回る 頑張らなくても売れる仕組みデザイナー わたなべかおりです。
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「部屋を散らかさない仕組みを作る」
以前、私はこんな目標を立てました。
書いたときはできそう！って思って書きました。
でも、今日の予定へ入れようとすると困ります。
何からするの？
何から片付ける？
収納を買う？
物を捨てる？
目標は立派なのに、最初の一歩がまったく分からない（笑）
目標を立てても動けないとき、やる気が足りないとは限りません。
目標が、予定へ入れられる大きさになっていないことがあります。
目標とタスクは、大きさが違う
「売上を増やす」
「新講座を作る」
「部屋を整える」
「健康的な生活をする」
これらは方向を示す目標です。
そのままカレンダーへ入れても、何を始めればよいか分かりません。
タスクは、実際に行動できる形である必要があります。
何をするのか。
どこまでやれば完了なのか。
どのくらい時間がかかるのか。
必要なものは何か。
今日の予定へ入れられるところまで小さくして、初めて動けます。
ChatGPTは、この細分化を一緒に考えるのが得意です。
ただし、出されたタスクを全部やればよいわけではありません。
片付けの目標を、最初に3つへ分けた
「部屋を散らかさない仕組みを作る」という目標を、私はまず3つに分けました。
散らかる理由を分析する。
物を戻しやすい導線を考える。
無理なく続く仕組みを考える。
これで少し分かりやすくなりました。
でも、「分析する」はまだ大きい。
今日の何時から何をするのかは、まだ決められません。
そこで、さらに分けました。
なぜ散らかるのかを調べる。
見直す場所を一つ決める。
収納方法を探す。
ここまで小さくすると、ようやく今日できることになります。
例えば「机の上へ物が集まる理由を10分考える」なら、予定へ入れられます。
ChatGPTで目標を細分化するときの順番
1．目標の目的を確認する
最初に「なぜ、その目標を達成したいのか」を確認します。
片付けそのものが目的なのか。
探し物を減らし、仕事へ集中したいのか。
ホテルのように快適な暮らしを作りたいのか。
目的が違えば、必要なタスクも変わります。
2．大きな工程へ分ける
目標を達成するまでに必要な工程を、3〜5個程度で考えます。
最初から細かくしすぎると、一覧を見るだけで疲れます。
まず全体の道筋を見ます。
3．次の工程だけを、今日できる大きさへ分ける
すべての工程を一度に細分化する必要はありません。
今取り組む工程だけを、30分以内など、予定へ入れやすい行動にします。
4．AIが出した候補を人が選ぶ
ChatGPTは、頼めばタスクをいくらでも出せます。
目的に必要なもの。
今の時間でできるもの。
本人が実行しやすいもの。
この条件で選びます。
5．実行後に大きさを見直す
予定時間で終わらなかったら、怠けたと決めつけません。
タスクがまだ大きかった可能性があります。
次回は、さらに小さくします。
AIが出したタスクを全部こなしてはいけない
ChatGPTへ目標を渡すと、とても丁寧な行動計画を作ってくれます。
調査、準備、実行、記録、改善。
抜けなく並んでいると、全部必要に見えます。
でも、AIは「念のため」の作業も含めることがあります。
今の本人には不要な工程もあります。
全部を採用すると、目標を細分化したはずが、巨大なタスクリストへ変わります。
あれ？
動きやすくするために分けたのに、読むだけで動けない（笑）
AIの出力は候補です。
今の目的に必要なものだけを、人が選びます。
１か月かかると思った目標が、1週間で定着した
私は「部屋を散らかさない仕組み」を作るのに、１ヶ月〜3か月くらいかかると思っていました。
でも、目標を小さくして一つずつ動き始めると、気づけばすぐに散らかしにくい流れが定着していました。
大きな目標へ大きな力を出したからではありません。
散らかる理由を見つけ、戻しやすい場所を作り、続かなかったところを直したからです。
「片付けを頑張る」のではなく、「散らかりにくい仕組みを作る」へ変わりました。
足りなかったのは、片付ける気合いではなかったのです。
今日できる大きさまで、目標を小さくすることでした。
細分化の大きさは、人によって違う
同じタスクでも、すぐ動ける人と止まる人がいます。
「ブログを書く」で動ける人もいれば、テーマを決める、体験をメモする、見出しを作るところまで分けた方がよい人もいます。
細かければ細かいほど正しいわけではありません。
細かすぎると、管理が増えます。
大きすぎると、最初の一歩が分かりません。
実際に動き、止まったところを見ると、自分に必要な細分化の大きさが分かってきます。
これは、最初からAIが知っていることではありません。
本人が結果を伝えることで、AI秘書も学ぶ材料を得ます。
目標達成は、立派な計画より小さな実行
目標を立てたとき、人は完成した未来を見ます。
でも、今日できるのは、その一部だけです。
ChatGPTは、未来と今日の間を分けるのに役立ちます。
人が目的と優先順位を決める。
AIが工程と行動候補を整理する。
人が必要なものを選び、予定へ入れる。
実行後に振り返り、次の大きさを変える。
この繰り返しが、目標を現実へつなぎます。
細分化しても動けないとき
タスクが十分小さいのに進まないなら、大きさ以外の原因を見ます。
目標に納得していない。
失敗するのが不安。
完璧な方法を探し続けている。
予定へ入れた時間帯が合っていない。
細分化は万能ではありません。
ChatGPTへは「さらに小さくして」と頼むだけでなく、止まっている理由の仮説を複数出してもらい、本人が近いものを選びます。
新刊『仕事も人生も回り出す AI秘書の育て方』では、目標を今日の行動へ変える考え方と、AIへ丸投げしない理由を書きました。
大きな目標ほど、最初の一歩は小さくていい。
